Parmi les tâches les plus stressantes et difficiles dans le monde professionnel, animer une réunion arrive en tête de liste. Les réunions sont souvent vues comme une contrainte par les collaborateurs. Le pire qu’il puisse arriver pour la personne chargée de mener une réunion est que celle-ci soit longue et ennuyeuse pour tout le monde.
Imaginez la scène si votre patron part au milieu de votre réunion !
De nos jours, les gens sont tellement occupés par leur travail quotidien que lorsque les réunions tournent mal, ils deviennent très désagréables. La plupart des réunions pourraient bien mieux se passer avec un petit peu d’organisation et de préparation au préalable.
De plus, pour mener une réunion correctement, il existe quelques astuces qui pourront vous être utiles.
Lorsque la personne chargée de mener la réunion fait bien son travail, elle peut amener un groupe de personnes à discuter, à débattre et, surtout, à prendre de nombreuses décisions en peu de temps. Le problème est que la plupart des équipes n'ont pas de chef de projet ou de personnel dédié pour intervenir et remplir ce rôle.
Par conséquent, à mesure que les entreprises deviennent un lieu de travail plus collaboratif, il est de plus en plus important que tous les membres de l'équipe sachent comment mener des réunions efficaces.
La bonne nouvelle c’est que l’animation d’une réunion est une compétence qui se travaille et se développe avec la pratique.
Pour vous aider à développer vos capacités et à surmonter vos peurs, voici quelques trucs et astuces de pro pour préparer votre réunion ainsi que pour vous aider à aborder votre prochaine réunion en toute confiance.
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Les prérequis : préparer la réunion correctement
Réussir à animer une réunion d’entreprise efficacement commence avant le début de celle-ci. Même si cela peut sembler contre intuitif, la vérité est que mieux vous vous préparez pour la réunion, meilleure elle sera. Lorsque vous préparez votre réunion, il ne s'agit pas seulement de préparer des diapositives et des points de discussion.
Il s'agit de donner à votre réunion une structure claire en fixant un ordre du jour et des objectifs précis. Vous devez convier les bons membres de l’équipe et de l’entreprise, vous devez également organiser un suivi pour mesurer l’impact et les résultats des décisions prises durant la réunion.
Voici les techniques pour préparer votre réunion afin que tout se déroule pour le mieux.
Mener une réunion de manière efficace : 4 conseils essentiels
La personne qui mène la réunion n'a pas besoin d'être un expert du thème abordé lors de la réunion. L’animateur de la réunion est responsable de la progression et du déroulé de celle-ci selon les sujets de l'ordre du jour. L'animateur doit mener la discussion sur les sujets inscrits à l'ordre du jour de la réunion, dans le but d'amener l'équipe vers un objectif commun.
L’un des principaux objectifs d’une réunion réussie (selon le type de réunion professionnelle) est de favoriser la collaboration et le travail d'équipe ou de gérer les conflits entre les membres de l'équipe.
Démarrez à l’heure
Il n’y a rien de pire que de démarrer une réunion avec du retard. Alors préparez à l'avance tout le matériel nécessaire : PowerPoint, paper board, projecteur... mieux vaut perdre 15 minutes à tout préparer en avance plutôt que tout le monde attende un quart d'heure.
En faisant cela vous vous épargnerez des commentaires négatifs de la part de vos collègues ou patrons et une bonne dose de stress avant même de débuter. De même, ne perdez pas de temps avec les personnes qui arrivent à l'heure en attendant les retardataires.
Supprimer les sources de distractions
Lorsque les gens n'envoient pas d'e-mails ou ne consultent pas Facebook, ils sont plus engagés dans la discussion. Alors adoptez une position ferme et exigez que tous les ordinateurs portables, tablettes et téléphones soient éteints.
Les seules exceptions tolérées sont pour les enregistreurs vocaux, qui permettent de rédiger les procès-verbaux des réunions. Ne commencez pas une réunion tant que tout le monde n'est pas à l'écoute et prêt à participer.
Favorisez l’échange
Parfois, il y a une “personne importante” parmi les participants ou une forte personnalité avec des opinions bien arrêtées qui est très respectée par le reste de l'équipe. Ces personnes peuvent dominer les discussions (souvent involontairement) ou même perturber les discussions.
Donnez-leur un stylo et confiez-leur la responsabilité de capturer des idées sur le tableau blanc. Non seulement cela les oblige essentiellement à écouter mais vous évitez également les situations où ils s'assoient au fond de la pièce en ignorant les idées qui diffèrent des leurs.
L'animateur doit toujours être conscient que certains membres du groupe peuvent avoir plus de difficultés à se faire entendre. La personne qui mène la réunion doit créer un environnement qui favorise l’échange. Posez des questions ouvertes pour impliquer les gens, comme :
"Qu'en pensez-vous ?"
"Que feriez-vous ?"
"Quelles autres idées envisagez-vous ?"
Respectez l’ordre du jour
Supprimez les sujets de discussions répétitifs et longs qui pourraient survenir et invitez les participants à aller droit au but en restant concentrés sur l’ordre du jour établi durant la préparation de la réunion.
Si un nouveau sujet est soulevé sans rapport avec les objectifs de la réunion, planifier une autre réunion : vous pourrez alors aborder le sujet pleinement en sollicitant les bonnes personnes et les bonnes ressources.
Ne prolongez pas la réunion indéfiniment. Il est préférable d'écourter la réunion et de reporter les sujets restants. Sans cela, les participants qui ont d’autres obligations horaires seront moins concentrés et moins productifs.
Conclure la réunion et remercier les participants
À la fin de la réunion, il est utile de lister les décisions et les tâches à accomplir. Affecter des personnes à ces tâches en les documentant pour que chacun sachent comment les exécuter.
Cette liste d'actions doit être envoyée à tous les participants dans le procès-verbal de la réunion, avec une liste des décisions clés et des informations importantes prises au cours de la réunion. La reformulation orale des principaux résultats aide l'équipe à acquérir un sentiment d'accomplissement.
Mener une réunion n’est pas simple, surtout lorsque l’on débute. Mais les compétences nécessaires s’apprennent et se renforcent avec l’expérience. Dans tous les cas, pour qu’une réunion soit réussie, il est impératif de la préparer en amont.
Ensuite, en suivant ces quelques conseils, vous pourrez animer vos premières réunions efficacement et sans crainte.