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Réunion professionnelle : quel intérêt pour l’entreprise ?

Dernière mise à jour : 27 juin

Bien organisées, les réunions professionnelles peuvent faire gagner beaucoup de temps à l'entreprise et aux collaborateurs. Le fait que chaque participant puisse apporter sa pierre à l’édifice en temps réel en fait un outil de travail indispensable.


Cependant, pour obtenir des résultats, les réunions doivent répondre aux besoins réels de l'entreprise et à des objectifs spécifiques.


Pour qu’une réunion professionnelle se déroule pour le mieux, vous devez l’organiser dans un lieu idéal. Cela permet de s'assurer que les participants sont à l'aise pour qu'ils puissent se concentrer sur leurs problèmes.


Pourquoi organiser une réunion professionnelle ?


Les réunions peuvent être un outil de travail très efficace, vous permettant de rassembler et de regrouper des idées et de prendre des décisions.


Les réunions professionnelles permettent aux salariés d'une entreprise de réfléchir collectivement sur des thématiques internes ou externes à l'entreprise, de rédiger des rapports et de présenter la stratégie de l'entreprise à l'ensemble des salariés.


Pour de nombreuses personnes, les réunions professionnelles ne servent à rien sinon à leur faire perdre du temps. Cependant une réunion bien organisée et bien menée dans un endroit prévu à cet effet peut permettre d’aboutir à des résultats extrêmement satisfaisants sur le plan individuel et collectif.


Il existe différentes astuces pour mener une réunion correctement, vous pouvez vous référer à notre article Comment animer une réunion pour en savoir plus.


C'est un outil de communication et de gestion stratégique qui permet de véhiculer des informations utiles et importantes grâce au brainstorming et à la participation de chacun. Une réunion professionnelle permet aussi de développer de nouvelles idées.


Les réunions d'affaires permettent également de trouver des solutions adaptées aux problèmes et sont utiles au fonctionnement normal de l'entreprise. Sans un minimum de coordination et de communication, de nombreux projets n'aboutiraient tout simplement pas.


Une réunion de travail consiste à réunir différents participants pour atteindre certains objectifs prédéfinis.


Les objectifs d’une réunion de professionnelle


réunion esprit d'équipe
Une réunion doit permettre à une équipe de tirer ensemble, dans la même direction !

Le terme "réunion" signifie qu'au moins trois personnes sont présentes. Si seulement deux personnes se rencontrent, nous parlerons d'entretien à la place. Si vous ne disposez pas de locaux, vous pouvez faire appel à une location de salle de réunion.


Les réunions de travail ne sont nécessaires que lorsqu'il y a un besoin de communication, d’énergie au sein de l’équipe. Pour ne pas avoir l’impression de dépenser votre temps inutilement (ou celui de vos collaborateurs) vous devez vous demander dans quel but vous effectuer cette réunion.


L’ordre du jour et les points à aborder doivent clairement être définis. Les objectifs d’une réunion peuvent être de différentes natures :

  • élaborer un plan d'action,

  • réorganiser un service,

  • réorganiser les méthodes de travail,

  • souhaiter la bienvenue aux nouveaux employés,

  • coordination de projets,

  • anticiper des négociations clients,

  • etc…

Une fois vos objectifs clairs, vous aurez une meilleure idée de la direction que prendra et du type de réunion professionnelle à venir.


Les différents types de réunion professionnelle


Les réunions d’informations


Les réunions d’informations sont celles auxquelles nous assistons le plus souvent. Durant ce type de réunion professionnelle, la personne qui anime la réunion est chargée d’effectuer une “descente d’information”.


Les échanges sont limités durant ces réunions et les participants effectuent une écoute passive. Sans un minimum d’interaction, ces réunions peuvent être longues et ce sont elles qui donnent l’impression de perdre notre temps.


Toutefois, ces réunions peuvent être importantes. Elles donnent l’occasion à la hiérarchie de communiquer sur des nouveautés avec les collaborateurs, des modifications concernant l'offre de produits ou services, ces réunions peuvent aussi servir à l’accueil d’un nouveau salarié. A l'inverse, elles peuvent également permettre une remontée d’informations des collaborateurs vers la hiérarchie.


L’objectif d’une réunion d’information est donc de transmettre un message.


Les réunions de prise de décision


Comme leur nom l’indique, une réunion de prise de décision permet de faire un choix, de définir une direction quant à un problème ou une opportunité donnée.


Lorsque l’entreprise est confrontée à un problème ou qu’elle dispose d’une opportunité qui sort de l’ordinaire, ce type de réunion professionnelle est utile pour connaître l’avis des personnes concernées par la prise de décision.


En étant conviées à ce type de réunion, les personnes concernées sont appelées à donner leur avis et discuter entre elles pour prendre la meilleure décision possible. Ces réunions permettent donc de débloquer des situations critiques pour l’entreprise (qu’elles soient positives ou négatives).


Les réunions d’échange, ou brainstorming


Les réunions d’échange permettent aux participants de discuter librement des différents sujets établis à l’ordre du jour. Ces réunions sont à but créatif, elles permettent de donner libre cours à ses pensées et de nouvelles idées sont émises.


L’objectif de ce type de réunion est de recueillir de nouvelles idées pour faire avancer l’entreprise. Elles permettent d’avancer pas à pas, en équipe sur différentes thématiques en utilisant les avis de chacun.


Ce type de réunion doit reposer sur un esprit de collaboration où la créativité doit être favorisée et encouragée.


Les réunions de revue ou de service


Une réunion de service permet de faire le point concernant les différents objectifs. Très formelles, elles ont souvent lieu à des intervalles réguliers (journalier, hebdomadaire, bi-mensuel, mensuel, etc).


Ce type de réunion permet d’assurer le suivi d’un projet en cours. Elles sont donc très importantes pour permettre à l’entreprise d’atteindre ses objectifs. Une réunion de revue réunit tous les participants du projet pour évaluer le projet étape par étape de manière très formelle.


En règle générale, tous les participants sont concernés par le projet dont il sera question durant l’ordre du jour.


Les réunions professionnelles assurent la continuité du développement d’une entreprise


En conclusion, si les réunions ne sont pas appréciées de tous les collaborateurs c’est bien souvent car l’ordre du jour ne concerne pas tous les participants. Les réunions professionnelles sont très appréciées et très utiles lorsqu’elles sont productives.


Une fois les objectifs de la réunion établis, il faut inviter seulement les personnes concernées par l’ordre du jour pour que la réunion se déroule au mieux.


Selon l’ordre du jour il existe différents types de réunions :

  • les réunions informatives

  • les réunions de suivi

  • les brainstorming

  • les réunions de prise de décision

Ces réunions sont essentielles au bon fonctionnement et au bon développement d’une entreprise. Elles permettent à tous les collaborateurs de marcher ensemble, dans la même direction.


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