L'atteinte des objectifs d'une entreprise nécessite quelques fois les services d’un nouveau salarié. Sa productivité va dépendre non seulement de ses compétences, mais aussi de l’accueil qui lui est réservé au sein de votre structure. C’est à ce moment précis que vous lui donnez une idée de la place qu’il occupera dans votre équipe. Pour cela, il va falloir bien réussir son accueil en prenant en compte quelques points cruciaux.
Informez les salariés déjà présents de son arrivée prochaine
Dans le processus d’accueil d’un nouveau salarié, le premier réflexe doit être d’informer les autres salariés de l’arrivée d'un nouveau collègue. Pour ce faire, vous pouvez vous appuyer sur plusieurs moyens de communication. Vous pouvez leur communiquer l’information via un mail. Le courrier peut contenir quelques informations sur la nouvelle recrue. Je vous conseille d’indiquer au moins son nom ainsi que le poste qu’il va occuper.
Pour les membres de l’équipe dans laquelle il devra travailler, vous pourriez étoffer davantage le courrier avec plus d’informations. Selon votre entreprise, il n’est pas exclu d’opter pour une solution de proximité. Elle consiste à donner l’information oralement de manière formelle lors d’une réunion ou informelle. Cela vous permettra de constater l’engouement des autres salariés par rapport à la venue de leur collaborateur.
Dans le cas d’une création de poste, n’hésitez pas à détailler les missions du nouvel arrivant à la fois à ses futurs collègues et durant l'entretien d'embauche. Il est essentiel qu’un nouveau salarié se sente attendu.
Préparer l’espace de travail du nouvel arrivant
À cette étape, l’idée est de mettre le nouveau salarié dans les meilleures conditions possibles. En préparant son environnement de travail, vous lui évitez de devoir demander continuellement des outils de travail. Pour faire simple, vous n’aurez qu’à anticiper ses besoins réels.
Dans un premier temps, assurez-vous qu’il ne manque pas d’accessoires comme le bloc-notes, des stylos et autres fournitures de bureau. Il sera également pertinent de lui fournir les identifiants de son ordinateur dès son arrivée, les codes du réseau intranet, une carte d’accès au bâtiment et tout autre dispositif qui lui sera utile lors de sa prise de service.
Ces petits détails sont souvent bien pensés dans les grosses structures, mais dans le cadre de votre premier recrutement ou d’une petite entreprise il est intéressant de rédiger une liste de matériel à ne pas oublier et de choses à mettre en place pour que tout se déroule pour le mieux.
Pensez à créer un livret d’accueil
Proposer un livret d’accueil montre tout votre intérêt vis-à -vis de votre nouvelle recrue. C’est une marque d’attention que le salarié appréciera particulièrement. Un tel livret est conçu pour comporter des informations de l’entreprise qui seront utiles au nouveau salarié. Dans un contexte où la nouvelle recrue peut avoir de nombreuses questions, ce livret sera une référence pour l’informer.
Vous pouvez insérer quelques dates importantes de votre entreprise, le catalogue des produits ou des services que vous proposez, etc. Il sera par exemple intéressant d’y indiquer les bonnes adresses autour de son lieu de travail pour qu’il puisse se restaurer par exemple.
Avec ce livret, vous pouvez également joindre un pack de bienvenue. En ce qui concerne le contenu du kit, il va falloir faire parler votre imagination. Vous pouvez y mettre tout ce que vous jugez utile d’y figurer. Généralement, on insère des accessoires à l’effigie de l’entreprise: tasse de thé, stylo aux couleurs de l’entreprise, porte-clés personnalisés, etc.
Créer un parcours d’intégration
Dès ses premiers instants au sein de l’entreprise, le salarié doit se sentir appartenir à une nouvelle communauté. Pour cela, il doit connaître les autres membres afin de créer un certain lien. Pour cela, un parcours d’intégration s’impose.
Pendant cette visite guidée, l’employeur fait découvrir l’entreprise au nouvel arrivant. Vous devez donc lui présenter toutes les équipes de votre structure s’il y en a plusieurs. Dès lors, différents intervenants seront impliqués dans la visite. C’est un moyen de rapprochement qui lui permettra de prendre ses marques.
À la fin des présentations, vous pouvez en tant qu’employeur organiser un pot de bienvenue. Que ce soit durant le temps de travail ou non, au sein de l’entreprise ou à l’extérieur, il s’agit de faire les présentations entre les membres de l’entreprise. Dans une atmosphère détendue, le nouveau salarié sera le centre d’intérêt.
Affectez un mentor au nouveau salarié
Après un recrutement, vous devrez briefer le nouveau salarié sur un certain nombre de points. C’est ce à quoi sert le parcours d’intégration en partie. Comme vous pouvez vous en douter, il n’est pas évident de lui fournir toute l’information nécessaire d’un trait.
Cependant, il est impératif que le salarié comprenne le fonctionnement de votre entreprise et appréhende les problématiques opérationnelles liées à son poste. Par conséquent, en plus du parcours d’intégration, vous pouvez lui affecter un mentor. Son rôle sera de renseigner la nouvelle recrue en cas de besoin. Il se chargera de présenter davantage l’entreprise ainsi que les anciens salariés.
Cela va permettre une meilleure intégration du salarié. Comme conséquence directe, il sera en mesure de travailler en toute autonomie. Néanmoins, le cas échéant, vous devez demander son avis au tuteur en amont. Pour une meilleure relation entre le salarié et le parrain, ce dernier doit être avant tout volontaire. Néanmoins, même si un tuteur est volontaire, assurez-vous qu’il ait une bonne expérience au risque de mal renseigner le nouveau salarié.
Organisez des séances de compte rendu
Dans la pratique, l’intégration d’un nouveau salarié prendra du temps au sein de votre entreprise. Pour vous assurer que cela se passe pour le mieux, il est possible d’organiser des séances de compte rendu. L’idée est de lui offrir l’occasion de faire part de ses constats.
Pendant ces séances, vous aurez besoin de noter aussi bien les points négatifs que les positifs. Il doit faire un rapport sur les forces et faiblesses de l’entreprise. Le salarié pourra donc rédiger un rapport qui vous permettra d’avoir une vision globale. Loin d’être un exercice banal, la rédaction de ce type de document permet de mieux orienter les stratégies au sein de l’entreprise.
Mettez en place un blog en interne
Dans le cas où l’entreprise serait suffisamment grande, la mise en place d’un réseau interne facilitera les contacts entre les salariés. L’idée est de permettre à chaque employé d’y laisser une fiche personnelle où il marque des informations qui pourront être utiles à ceux qui la consultent.
Dès lors, le nouveau salarié peut se renseigner sur ses collaborateurs à travers le réseau. Ce sera l’occasion pour lui de découvrir les centres d’intérêt des autres. Cela n’aura que pour avantage de les rapprocher encore plus.
Pensez à mettre en place des périodes d’immersion au sein des différents services
Certaines entreprises sont réputées pour comporter un grand nombre de services différents. Si c’est votre cas, cette astuce vous permettra d’optimiser l’intégration du nouveau salarié. Ici, il vous faut organiser des immersions dans les services à tour de rôle.
L’idée est de permettre au salarié de mieux se représenter l’envergure de la structure et connaître les salariés de chaque service ainsi que leurs rôles respectifs. Cela peut paraître banal, mais les périodes d’immersion contribuent à la cohésion des membres et donc à la réussite du travail d’équipe.
Si vous ne possédez pas une grande entreprise, ou s’il s’agit de votre première embauche, sachez que ces astuces sont parfaitement applicables. Le processus d’intégration est à mettre en place dès la première embauche et vous pouvez le peaufiner en récoltant les avis de vos salariés à chaque nouvelle embauche.