Tous les aspects relatifs au fonctionnement de votre entreprise ne peuvent être traités via des e-mails ou des mémos. C'est la raison pour laquelle il peut être nécessaire d’organiser une réunion ou une série de réunions afin de trouver des solutions à vos problèmes ou organiser la suite des évènements.
Cependant, les réunions ont bien mauvaise réputation au sein de la majorité des entreprises dans la mesure où elles peuvent ennuyer voire être désagréable pour certains collaborateurs. Sans oublier que la plupart des employés pensent que c’est une perte de temps. Pourtant, il est tout à fait possible de préparer une réunion professionnelle allant droit au but et ne traînant pas en longueur.
Si votre hantise est d’ennuyer vos collaborateurs ou si vous vous demandez comment préparer au mieux votre réunion pour que ce soit une réussite, il ne vous reste plus qu’à lire cet article.
Bonus : les astuces de cet article sont également applicables pour préparer un rendez-vous client !
Définissez les objectifs de la réunion
C’est la première étape pour préparer votre réunion professionnelle. En effet, définir les objectifs vous permettra de déterminer le plan, les thèmes qui seront abordés ainsi que l’ordre du jour.
Ensuite, vous pouvez définir deux à trois axes qu’il faut obligatoirement traiter en profondeur. Après cela, vous pouvez vous concentrer sur les points clés tels que les problèmes à résoudre, les personnes à convier spécifiquement et les sujets à traiter.
Bien préparer votre réunion, cela pourra vous permettre d’animer la réunion sans stress (Découvrez comment réussir à animer votre réunion professionnelle) À titre d’information, sachez qu’une réunion ne doit pas durer plus d’une heure.
En effet, il a été prouvé que l’attention diminue naturellement au bout de 52 minutes. Traitez alors tous les sujets durant le temps imparti, si vous souhaitez que vos collaborateurs soient productifs. N’hésitez pas à programmer une autre réunion pour respecter l’emploi du temps de chacun et maximiser la productivité.
Définissez l’ordre du jour de votre réunion professionnelle
L’ordre du jour de votre réunion professionnelle doit être axé sur l’objectif principal. Il doit être spécifique et mesurable. Évitez donc d’enliser votre réunion avec un ordre du jour qui sera trop détaillé et trop long. Évitez également de l’encombrer avec des objectifs trop différents.
Par exemple, n’associez pas « une prise de décision stratégique » avec un « examen des performances opérationnelles ». Votre ordre du jour doit donc présenter le plan des différents points à traiter. D’ailleurs, vous devez respecter différentes règles lors de sa rédaction. Il s’agit entre autres de :
la brièveté : il doit tenir sur une seule page
le respect des règles de l’énumération (vous devez commencer chaque point uniquement avec un nom)
la simplicité et la clarté
la numérotation (si possible).
Après l’élaboration de l’ordre du jour, pensez à le distribuer aux participants à l’avance.
Définissez le format de la réunion
Le format de la réunion dépendra uniquement du sujet que vous voulez traiter. Vous devez déterminer s’il s’agit d’une réunion d’échange, de suivi ou encore d’une réunion de résolution de problèmes. Cela pourra alors impacter le lieu, le style d’animation ainsi que la durée de la réunion. Pour mieux le définir, il existe plusieurs astuces que vous pouvez prendre en compte.
Le lieu
Vous avez la possibilité d’organiser des réunions professionnelles à votre convenance. Ils peuvent donc se faire dans votre bureau, chez un partenaire d’affaires, chez un client ou vous pouvez louer une salle de réunion.
Une salle de réunion imposante avec un rétroprojecteur serait l’idéal s’il s’agit d’une réunion de présentation par exemple. Par contre, un bureau suffira s’il est question des réunions de suivi hebdomadaire. Vous pouvez également choisir une réunion à distance afin d’éviter de faire déplacer certaines personnes. Certaines solutions comme Espace Pro vous permettent de vous réunir à mi-chemin entre Saint-Etienne et Clermont ou Roanne par exemple.
L'attribution de la parole
Pour casser le schéma d’une réunion classique, essayez de la dynamiser en donnant la possibilité à chaque participant d’intervenir. Pour ce faire, faites un tour de table, et donnez la parole aux experts du domaine. Il est impératif que vous créiez une interaction afin de captiver votre auditoire.
Il est donc important de vous renseigner sur les personnes présentes à la réunion pour bien les connaître et leur donner la parole au bon moment.
La disposition des chaises
Vous pouvez disposer les chaises en demi-cercle afin de rapprocher tous les participants. Oubliez les PowerPoint et laissez libre cours à l’intelligence collective. Pour y arriver, vous pouvez mettre en place des travaux d’équipe ou des brainstormings.
Comment inviter vos collaborateurs à votre réunion ?
Invitez les participants avec parcimonie. Autrement dit, contactez les personnes qui sont directement concernées et qui ont un intérêt réel à participer à votre réunion. L’invitation peut se faire par téléphone, physiquement ou par mail. Il est quand même conseillé d’envoyer un e-mail pour l’invitation. C’est ce qui est appelé un avis de convocation.
Il est souvent accompagné d’un coupon-réponse qui sera envoyé aux personnes concernées. Cet e-mail a pour objectif de leur communiquer la date de la réunion. L’avis de convocation devra être rédigé dans un style neutre et impersonnel. Il doit comporter le nom de l’organisateur et le nom des destinataires.
Vous pouvez aussi envoyer une « invitation calendrier » afin de permettre à l’intéressé d’enregistrer directement sur son calendrier. Vous devez vous assurer de donner certaines informations clés dans cette invitation. Il s’agit de la date, de l’heure, du lieu et de l’ordre du jour de votre réunion professionnelle.
Vous devez aussi leur demander une confirmation de leur part. Si c’est possible, vous pouvez aussi y joindre le compte rendu de la précédente réunion. Lors de l’envoi de votre invitation, tâchez d’éviter les erreurs courantes que l’on retrouve dans un email.
Prévoyez le matériel nécessaire
Après avoir cadré l’ordre du jour et la mise en place, vous devez vous atteler à l’aspect pratique. Pour ce faire, définissez précisément tout ce dont vous avez besoin pour la réunion.
Prenez donc en compte la taille de la salle, les micros, le rétroprojecteur, les blocs-notes et les documents à imprimer. N’oubliez pas aussi les stylos et les bouteilles d’eau. Pour ne rien laisser au hasard, n’hésitez pas à lister tout ce dont vous aurez besoin.
Tout ce travail de préparation doit se faire en amont pour que vous ne soyez pas pris au dépourvu le jour J.
Respectez l’ordre du jour de la réunion professionnelle
Lorsqu’il s’agit de l’organisation d’une réunion, il est important que vous veilliez à afficher l’ordre du jour sur un écran. Cela permettra aux participants de rester concentrés. Par ailleurs, vous devez commencer la réunion à l’heure. Pensez aussi à donner un certain délai à chaque point concernant l’ordre du jour.
N’hésitez pas à établir des règles strictes en ce qui concerne la navigation sur internet, les appels ou encore les messages. Si nécessaire, pensez à mettre des affiches sur lesquelles il y aura des mentions comme « Veuillez éteindre vos téléphones portables ». Par ailleurs, pensez à désigner une personne qui sera chargée de rédiger le compte rendu de la réunion.