Chaque jour, nous recevons plusieurs dizaines d’e-mails dans notre boîte de réception. Cela signifie que lorsque vous envoyez un e-mail professionnel, votre e-mail est en concurrence avec des dizaines d’autres e-mails par jour. Votre objectif est d’attirer l'attention du destinataire afin que votre mail soit lu entièrement.
Mais bien que ce soit quelque chose que l’on fait tous les jours, nous constatons encore de nombreuses erreurs évitables dans les mails que nous recevons. Non seulement cela donne l'impression de ne pas être professionnel, mais cela peut être un frein au développement de votre entreprise (surtout si vous êtes à votre compte).
Voici la liste des erreurs les plus courantes dans les emails professionnels et comment les éviter
Afin d'attirer cette attention et de gagner la confiance de votre destinataire pour qu’il lise votre email entièrement, votre message doit être sans erreur et bien rédiger pour se démarquer des autres e-mail. Les emails professionnels doivent suivre certaines règles afin d’être bien reçus et interprétés par le destinataire. Selon la personne à qui vous vous adressez, rédiger un mail professionnel ne sera pas simple.
Nous avons compilé une liste de sept erreurs courantes que l’on retrouve dans les e-mails professionnels (et comment les éviter) afin que vous puissiez gagner la confiance de vos destinataires.
Avec autant d’emails envoyés et reçus chaque jour, il est essentiel pour votre statut professionnel et votre crédibilité de vous assurer que vos courriels sont clairs, concis et avec le moins d'erreurs que possible. Voici les quelques erreurs courantes à surveiller et à éviter dans vos mails professionnels.
Erreur 1 : Les fautes d’orthographe ou de syntaxe
Les erreurs les plus importantes à éviter lors de l'envoi d'e-mails professionnels sont également les erreurs les plus courantes. Les fautes d'orthographe et de grammaire réduisent immédiatement votre crédibilité et votre professionnalisme dans les emails. Elles peuvent facilement être corrigées par une relecture attentive avant l'envoi de l'e-mail.
Vous pouvez également limiter le nombre de fautes d'orthographe et de grammaire avec une extension Web ou un autre logiciel d'assistant d'écriture IA pour vous assurer que vos emails soit le plus professionnel possible.
Erreur 2 : Un mail plus long que nécessaire
Les e-mails professionnels doivent être clairs et concis. Considérer chaque phrase que vous écrivez est essentiel pour attirer l'attention du lecteur et obtenir ce que vous voulez de votre e-mail.
Assurez vous que chaque phrase est essentielle au message que vous essayez de transmettre dans votre e-mail, et vous éviterez l'erreur courante des longs e-mails où des phrases de remplissage inutiles qui font perdre du temps à vos destinataires.
Des e-mails plus courts augmentent les chances que l'intégralité de l'e-mail attire l'attention du destinataire et soit lu. Ne risquez pas de perdre l'intérêt du lecteur, avec du texte lui faisant perdre son temps. Utilisez des expressions courantes pour garder les choses simples et claires.
Erreur 3: une utilisation inappropriée de "répondre à tous"
Nous avons tous entendu des histoires impliquant un "répondre à tous" accidentel, lorsqu'une réponse par e-mail adressée à une personne spécifique finit par être envoyée à toute une équipe ou une entreprise.
Pour éviter d'inclure des destinataires inutiles (et potentiellement embarrassants), assurez vous de vérifier les destinataires de votre emails et assurez vous que vous envoyez vos réponses aux bons destinataires.
Erreur 4: Envoi aux mauvais destinataires
Comme pour l’erreur précédente, celle-ci peut être corrigée en étant attentif au(x) destinataire(s) de l’email. Avant d'envoyer des e-mails professionnels, en particulier des e-mails contenant des informations confidentielles, assurez vous d'envoyer vos courriers électroniques aux bons destinataires des informations que vous fournissez.
Revérifier les destinataires de vos e-mails avant de les envoyer est une tâche simple qui peut vous aider à éviter l'erreur potentiellement ennuyeuse d'envoyer des e-mails aux mauvais destinataires.
Erreur 5 : Une mauvaise ligne d’objet
Votre ligne d'objet doit être remarquable et remarquée. Avec la quantité de courriels qu'un salarié, entrepreneur ou dirigeant reçoit chaque jour dans sa boîte de réception, vos e-mails doivent attirer l'attention du destinataire. Lorsque ces e-mails s'accumulent dans la boîte de réception, le facteur de différenciation le plus évident est la ligne d'objet.
Essayez de le rendre plus attrayant qu'un e-mail normal en raccourcissant la ligne d'objet, mais indiquez toujours ce que l'e-mail peut contenir.
Erreur 6 : Marquer tous ses mails comme “urgent”
Les plateformes de messagerie ont une icône de drapeau utile qui peut être activée pour marquer certains courriers électroniques comme "urgents". Une erreur que beaucoup de gens commettent lors de l'envoi d'un e-mail professionnel est de signaler comme urgent ceux qui ne le sont pas nécessairement. Ceci inondent les boîtes de réception des destinataires qui minimisent la véritable urgence de l'e-mail.
Vouloir une réponse rapide n'est souvent pas la seule raison de marquer un e-mail comme urgent. Les e-mails non urgents marqués comme urgents peuvent agacer vos destinataires et vous obtiendrez l’effet inverse.
Avant de marquer un e-mail comme urgent, tenez compte du message que vous transmettez dans l'e-mail et de l'importance de celui-ci pour le destinataire.
Erreur 7 : Faire des demandes ambiguës
Vous devez veiller à ce que votre demande ou information soit clairement indiquée dans le corps du message. Lorsque vous rédigez le corps de l'e-mail, assurez vous que le message est clair sur les principaux points que vous essayez de transmettre, qu'il s'agisse d’une information que vous partagez ou d'une demande. Essayez d'articuler chaque aspect de votre message aussi clairement que possible sans utiliser de jargon inutile.
Expliquez clairement ce que vous voulez que vos lecteurs comprennent avec votre e-mail et les étapes qu'ils doivent suivre. La messagerie professionnelle a pour but de faire remonter une information ou une demande le plus rapidement possible. Une formulation inefficace ou trop didactique ne fera que réduire la capacité de votre e-mail à atteindre cet objectif.
En évitant ces erreurs courantes dans vos courriers électroniques, vous vous assurez de conserver une crédibilité professionnelle dans le but d'obtenir les résultats escomptés lors de l’envoi de vos e-mails à vos clients et collègues.