Vous vous demandez comment rédiger un email professionnel ? Ne vous inquiétez pas, ce n'est pas sorcier. Nous avons élaboré ce guide pour vous aider à rédiger des e-mails professionnels de qualité.
Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles vous pourriez vouloir écrire un e-mail professionnel. Cela peut être une demande d'emploi où vous pouvez envoyer une lettre de motivation, un CV, une lettre de remerciement ou une lettre de démission à votre employeur. Quelle que soit la raison de l'envoi de l'e-mail, vous devez vous assurer de l'envoyer de manière organisée et professionnelle.
Lorsque vous écrivez des e-mails liés au travail, vous devez être court, courtois et direct. Semblable à d'autres formes de communication, vous devez d'abord saluer la personne à qui vous envoyez un e-mail puis transmettre votre message succinctement et enfin demander au destinataire une réponse afin qu'il sache quoi faire ensuite.
Le courrier électronique n'est peut-être pas l'avenir de la communication professionnelle, mais il régit toujours les interactions commerciales en ligne aujourd'hui. Il joue également un rôle essentiel dans la gestion des processus en aidant à maintenir une communication saine et des méthodes, augmentant ainsi la productivité sur le lieu de travail.
Par conséquent, être capable de communiquer efficacement par e-mail reste une compétence importante dans le monde du travail d'aujourd'hui. Alors, comment faire pour communiquer efficacement par e-mail ?
Avant de commencer à écrire
Avant de commencer à écrire votre e-mail, réfléchissez-y. Sachez que les e-mails que vous envoyez peuvent avoir un effet négatif ou positif sur l’image que vous renvoyez. Si vous écrivez à une personne occupée, écrivez un message court et précis. Avoir une intention claire vous permet de rester concentré pendant que vous écrivez.
Demandez-vous également si le courrier électronique est le meilleur moyen pour faire passer votre message. Parfois, un appel peut être plus approprié, et parfois vous aurez peut-être besoin d’un rendez-vous (en visio ?).
À qui allez-vous écrire ? Leur avez-vous déjà écrit ? Assurez-vous d’envoyer un contenu plus général si vous ne l’avez jamais fait.
Comment définir l’objet de votre mail ?
La ligne d'objet est la première chose que le destinataire verra. Sachez que la personne à qui vous écrivez peut recevoir des centaines de courriels par jour. Par conséquent, votre objet doit être clair et bref. Vous devez attirer l'attention du destinataire et lui faire savoir le but de votre e-mail en un coup d'œil.
L'envoi d'un e-mail avec une ligne d'objet vide ou vague finira certainement dans la corbeille du destinataire. De nombreuses personnes regardent la ligne d'objet d'un e-mail avant de décider de continuer à lire l'intégralité du message, alors assurez-vous d'écrire une ligne d'objet concise qui exprime le but de votre e-mail.
Exemples d’objet qui attire l’attention
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Demande de référence
Modification de la date de la réunion
Comment débuter un mail professionnel ?
Faire des salutations
Qu'il s'agisse d'un e-mail court ou long, commencez toujours par une salutation. Notez que la formulation dépend si la personne à qui vous écrivez est formelle ou informelle. Alors pour ne pas prendre de risque, employez toujours une salutation formelle lorsque vous écrivez des e-mails professionnels.
Si vous écrivez à quelqu'un que vous connaissez, vous pouvez commencer par "Cher M. Gerald", "Cher Anthony" ou "Salut Mélanie". Une autre façon de saluer les destinataires consiste à utiliser leur titre ou fonction, par exemple "Cher responsable du recrutement".
Notez que la ponctuation de votre message d'accueil (et donc de votre signature) peut dépendre de la langue que vous parlez. Par exemple, en France, la façon la plus formelle de terminer une salutation est avec une virgule "Cher M. Martin,". Si vous rédigez en anglais, vous terminerez votre salutation par deux-points “Cher M.Johnson :”.
Rédiger l’introduction
Immédiatement après avoir salué le destinataire, vous devez vous présenter, surtout si c'est la première fois que vous le contactez. Vous pouvez vous présenter brièvement en une phrase ou deux. Par exemple, vous pourriez dire "Je m’appelle Antoine. Je suis un écrivain indépendant et j'ai réalisé plusieurs projets sur le référencement et les critiques de produits. Veuillez trouver mon portfolio sur …”
Vous présenter et présenter le travail que vous faites aidera les destinataires à savoir de qui provient l'e-mail, ce qui est essentiel lorsque vous écrivez à quelqu'un que vous n'avez jamais rencontré. Beaucoup de gens pensent qu'inclure votre nom dans l'introduction revient à vous répéter parce que votre nom apparaît déjà sur votre adresse e-mail, mais il n'y a pas de mal à leur faire savoir qui vous êtes.
Si vous vous êtes déjà rencontré, vous pouvez également le leur rappeler dans la section d'introduction. Cependant, si c'est quelqu'un que vous connaissez et qu'il vous connaît, vous n'avez pas à vous présenter.
Comment rédiger le corps de votre courrier électronique ?
C'est là que vous écrivez réellement le message que vous souhaitez envoyer à la personne. Chaque e-mail a un corps, qu'il s'agisse d'un seul mot, "Merci !", ou de paragraphes mais s'il vous plaît, ne soyez pas trop long. Pour les e-mails professionnels, assurez-vous que votre langage est adapté à la situation et indiquez clairement pourquoi vous envoyez le message et quelle action (le cas échéant) vous souhaitez que les destinataires entreprennent après l'avoir lu. Évitez de tourner autour du pot et aller droit au but.
Par exemple, vous pourriez commencer par « Je vous écris afin de vous poser des questions sur une interview… » ou « Je vous écris en réponse à une invitation à... ».
Vous écrivez un e-mail professionnel, vous devez donc avoir l'air professionnel même dans la façon dont vous écrivez. Assurez-vous d'éviter toute confusion.
Comment terminer un mail professionnel ?
Assurez-vous de terminer votre email avec une formule de politesse. Vos destinataires prennent le temps de lire votre email, il faut donc le remercier. C'est aussi une autre façon de rappeler l'objet de votre e-mail et d’indiquer au destinataire ce qu'il doit faire ensuite. C'est une excellente occasion de les motiver à passer à l'action : "Veuillez consulter la proposition de recherche ci-jointe. J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles bientôt" ou "J'ai hâte de vous voir en personne afin que nous puissions discuter de votre projet".
Il existe de nombreuses façons de mettre fin à un e-mail avant d'écrire votre nom. Cependant, pour rester professionnel, il ne faut pas être trop créatif sur cette partie.
Exemple de formules de politesse pour terminer un mail
Merci d'avoir pris le temps d'examiner ma candidature
Merci d'avoir pris le temps de lire ma proposition de recherche
Merci de votre patience et de votre considération
Meilleurs vœux
Respectueusement
Sincèrement
Amitiés sincères
Cordialement
Que doit contenir la signature d’un mail professionnel ?
La signature d’un mail professionnel est un véritable gage de crédibilité. La signature d’un mail est essentielle et représente une chance non négligeable de laisser une bonne impression à votre interlocuteur.
Plus votre signature mail est courte, plus elle aura de l’impact. Il est nécessaire qu’elle soit concise et claire (3-4 lignes maximum). Pour un contenu optimal et adapté, vous devez faire figurer dans votre signature mail les éléments suivants :
Nom et Prénom,
Fonction,
Nom de l’entreprise, logo et lien vers son site web,
Numéro de téléphone et/ou adresse postale
Une fois ces éléments essentiels mentionnés, il reste une ou deux lignes pour personnaliser au mieux le contenu de la signature. En fonction de votre activité, de votre personnalité ou de votre stratégie, il existe plusieurs options :
Insérer vos réseaux sociaux pour profiter d’un véritable levier de communication.
Intégrer un “Call to action” pour améliorer votre stratégie de contenu. Par exemple, lien vers le dernier article que vous avez mis en ligne, ou sur le formulaire contact de votre site internet.
Mettre en évidence des certifications ou accomplissements pertinents pour favoriser votre statut d’expert et votre crédibilité en tant que professionnel.
Dans tous les cas, privilégiez le format HTML. Il garantit un affichage optimal pour l'ensemble des boites mails et il est très ajustable. Vous pouvez ajouter des images ou ajuster votre texte n’importe quand. Vos contenus doivent pouvoir s’adapter et être attractifs via n’importe quel outil numérique.
Pour conclure, la signature d’un mail professionnel doit être "corporate" et respecter la charte graphique de l’entreprise. Vous devez donc harmoniser et unifier les signatures de vos collaborateurs.
Toutefois, harmoniser vos signatures mail ne veut pas forcément dire qu’elles soient toutes identiques. Chaque service ou collaborateur peut personnaliser les éléments en fin de ligne.