Comment apprendre à mieux s’organiser ?
Nous connaissons tous les frustrations liées à la gestion du temps au travail.
Dans une réalité parallèle, vous êtes plein d'espoir et d’optimisme, non seulement vous allez respecter vos deadlines, mais en plus vous allez faire du sport et vous trouvez du temps pour cuisiner, vous mangez sainement, vous prenez du temps pour vous...
Puis il y a la vie réelle. Vous êtes en retard, il y a des problèmes de circulation et vous n’êtes pas encore au travail que vous êtes déjà énervé. Lorsque vous êtes à votre bureau pour enfin terminer ce projet que vous repoussez depuis des semaines, vous réalisez que vous avez des rendez-vous jusqu'à midi, et oui, vous êtes déjà en retard pour le premier. Ensuite vous consultez vos mails, une urgence qui devrait prendre quelques minutes, une heure tout au plus. Finalement cela prendra 3 heures.
La bonne nouvelle est qu'il existe des méthodes pour éviter cette perte de temps et apprendre à s’organiser. Alors comment faire pour bien s’organiser ?
Tout est une question d’organisation et de gestion du temps : gérer votre temps, ne vivez pas votre journée au rythme des évènements. Pour 2022 apprenez à vous organiser en suivant ces dix conseils faciles à mettre en place !
1. Déterminez une vue générale de votre gestion du temps
Si vous souhaitez optimiser votre gestion personnelle du temps, vous devez d'abord déterminer avoir une vue générale de votre organisation. Essayez de garder une trace de votre semaine en notant vos activités quotidiennes. Cet audit de votre organisation vous aidera à :
Voir tout ce que vous pouvez accomplir en une semaine, jour après jour
Déterminer le temps consacré à chaque tâche
Vous concentrez sur les tâches les plus importantes
Lorsque vous aurez terminé de déterminer cette vue générale de votre temps de travail, vous aurez une bonne idée du temps passé des tâches contre productives, ou sans intérêt. N'hésitez pas à mettre en place un tableau de bord.
Vous aurez une meilleure idée de la durée de certaines tâches (cela est utile pour planifier votre temps de travail). Déterminez à quel moment de la journée vous êtes le plus productif grâce à cet exercice. Ainsi, vous saurez quand travailler sur des projets qui nécessitent le plus de concentration et de créativité.
2. Faites un plan quotidien et respectez-le.
Cette étape est absolument nécessaire pour apprendre à gérer votre temps de travail au mieux. N'essayez même pas de commencer votre journée sans une liste de choses à faire.
Avant de quitter le travail, créez une liste de vos tâches les plus urgentes pour le lendemain. Pour créer ces “To-do List”, nous utilisons Notion, un outil gratuit et simple mais il en existe des dizaines. Cette étape vous permet de vous mettre à travailler dès votre arrivée au bureau.
Le fait de prévoir la veille vous permet de laisser le travail de côté lorsque vous rentrez chez vous. Vous passez une meilleure nuit car vous évitez à votre subconscient de faire votre planning pendant que vous dormez. De ce fait, votre subconscient pense à autre chose ce qui signifie que vous pouvez même vous réveiller le matin avec de nouvelles idées.
Si vous ne pouvez pas le faire la veille, assurez-vous d'écrire votre liste dès le matin. Vous constaterez que le temps que vous passez à organiser votre journée n'est rien comparé au temps que vous perdez si vous n’êtes pas organisé.
3. Établissez des priorités intelligemment
Après avoir prévu une liste de tâches, il faut prioriser ces différentes activités. La hiérarchisation est la clé d'une gestion réussie du temps au travail. Dans un premier temps, commencez par éliminer les tâches les moins importantes. Identifiez ensuite les trois ou quatre tâches les plus importantes de votre journée et effectuez-les en premier. Ainsi, vous vous assurez d'avoir terminé l'essentiel à la fin de votre journée.
Analysez votre liste de tâches à faire et assurez-vous de l'organiser en fonction de l'importance des tâches plutôt que de leur urgence. Les tâches importantes vous permettent d’atteindre vos objectifs, tandis que les tâches urgentes nécessitent une attention immédiate et sont souvent liées à la réalisation des objectifs des autres. Nous avons tendance à laisser l'urgence régner en maître dans notre quotidien alors que nous devrions vraiment nous concentrer sur des activités qui vont dans le sens de nos propres objectifs.
Dans son livre First Things First, Stephen Covey nous parle de la Matrice d’Eisenhower qui sert d’outil pour organiser et hiérarchiser les différentes tâches selon leur degré d’urgence et d’importance.
4. Regroupez les tâches similaires
Essayez de regrouper et de traiter vos tâches similaires avant de passer aux suivantes pour gagner du temps et de l'énergie. Par exemple, créez des périodes distinctes pour répondre aux e-mails, passer des appels téléphoniques, etc.
Ne répondez pas aux emails et aux messages au fur et à mesure qu'ils arrivent, car c'est la meilleure manière de détourner votre attention et de perdre le fil de votre réflexion. Éteignez votre téléphone et désactivez les notifications par e-mail pour éliminer complètement la tentation. Qu’y a-t-il de si urgent qui ne puisse attendre une heure ?
5. Ne soyez pas multitâches
C'est l'un des conseils pour apprendre à vous organiser les plus simples. Mais il peut être l'un des plus difficiles à suivre. Concentrez-vous sur la tâche à accomplir et supprimez toutes les distractions possibles. Il peut être tentant de faire plusieurs activités à la fois, mais vous ne ferez que vous tirer une balle dans le pied.
Lorsque vous passez d'une tâche à une autre, vous n’êtes pas concentré à fond, vous perdez du temps et réduisez votre productivité.
De même, ne vous sentez pas surmené avec une liste de tâches longue d'un kilomètre. Le stress ne vous aidera pas et ne vous réduira pas le nombre de tâches à réaliser, alors inspirez, expirez et effectuez une tâche à la fois.
6. Attribuez des limites de temps
L'organisation de son temps de travail devrait inclure des limites de temps pour les tâches, et non pas seulement travailler jusqu'à ce qu'elles soient terminées. Les listes de tâches sont géniales, mais parfois vous pouvez quand même avoir l'impression de ne jamais rien terminer.
Si vous cherchez à établir un rythme régulier dans votre flux de travail, la technique Pomodoro peut vous aider à aller au bout de vos journées. Cette technique alterne entre les moments de concentration et des pauses fréquentes, réduisant la tension mentale et augmentant la motivation. Toutefois, de nombreuses méthodes existent, renseignez-vous et choisissez celle qui vous correspond.
Pour définir votre propre rythme, Google Agenda vous permet de bloquer différentes périodes de temps :
Estimer combien de temps une activité vous prendra
Une fois que le temps imparti est écoulé, passez à la prochaine activité
Lorsque vous définissez ces paramètres, le fait de fixer une limite de temps fera monter votre productivité en flèche
7. Prenez des pauses
L'un des meilleurs conseils pour mieux s’organiser au travail : prévoyez des pauses une partie de votre emploi du temps. Après avoir terminé une tâche, donnez-vous le temps de respirer. Faites une petite pause pour recharger vos batteries, que ce soit une promenade, une partie de baby-foot, de la méditation, etc.
8. Apprenez à dire non
Si vous n'apprenez pas à dire non, vous n'arriverez jamais à organiser votre temps de travail comme vous le souhaitez. En vous organisant de cette façon, vous avez une gestion optimale de votre temps, donc si vous devez refuser une demande pour vous concentrer sur des tâches plus importantes, n'hésitez pas. Si vous travaillez sur un projet qui de toute évidence ne mène nulle part, n'ayez pas peur de le laisser de côté. Au lieu de faire beaucoup de tâches qui apportent peu ou pas de valeur, faites moins de tâches qui créent plus de valeur. Souvenez-vous de la loi de Pareto, 80 % des effets sont le produit de 20 % des causes. Autrement dit, 80% de votre chiffre d’affaires provient de 20% de vos clients. Concentrez vos efforts en conséquence.
S’il vous est impossible de refuser, apprenez à déléguer. Bien que la délégation puisse être une compétence difficile à apprendre, elle peut faire des merveilles pour votre gestion personnelle du temps. Construisez votre équipe, et déterminez quelles tâches vous pouvez leur confier.
9. Soyez organisé
Pour organiser efficacement le temps dont vous disposez, cette astuce devrait vraiment figurer sur votre liste de choses à faire. Si votre bureau est jonché de piles de papiers, trouver celui dont vous avez vraiment besoin peut vous ralentir dangereusement. Il n'y a rien de plus frustrant que de perdre un temps précieux à chercher un objet perdu. Sans parler de la difficulté de se concentrer dans un fouillis total. Mettez en place un système de classement des fichiers. Désabonnez-vous des e-mails dont vous n'avez pas besoin.
Pensez-y : vous n'avez besoin de le faire qu'une seule fois, mais vous en apprécierez les bénéfices tous les jours.
10. Éliminez les distractions
Réseaux sociaux, navigation sur le Web, collègues, SMS, emails, les distractions au travail peuvent être illimitées. Pour apprendre à vous organiser vous devez les éliminer. Fermez la porte de votre bureau, fermez tous les onglets de votre navigateur à l'exception de l'onglet sur lequel vous travaillez actuellement, désactivez les notifications de message et laissez votre téléphone de côté jusqu’au déjeuner.
Identifiez vos deux principales distractions et concentrez-vous dessus pendant deux semaines. N'oubliez pas que dormir suffisamment, boire suffisamment d'eau et avoir une alimentation saine peut vous aider à rester concentré pendant votre journée de travail.
Voilà 10 bons conseils pour apprendre à vous organiser au travail en 2022. Suivre ces conseils vous permettra d’élever votre productivité à un tout autre niveau et vous pourriez rapidement être surpris par les résultats !