Nous avons eu le plaisir d’accueillir à Espace Pro 42, dans notre salle de réunion, l’Association Française des Assistantes et Secrétaires Indépendantes (AFSAI) pour une matinée de travail le samedi 6 mars. L’occasion pour nous de faire un FOCUS sur ce métier en plein essor depuis quelques années et qui favorise le télétravail.
1. Qu’est-ce qu’un'e secrétaire indépendant·e ?
On parle aussi d’externalisation administrative. Un·e secrétaire indépendant·e est une personne professionnelle, le plus généralement, diplômée en secrétariat, assistance, gestion administrative et/ou commerciale, avec de nombreuses années d’expériences dans divers secteurs d’activités en tant que salarié·e. Véritable chef·fe d’entreprise, il/elle est lié·e à ses clients par un contrat de prestation de services qui peut également se formaliser par la signature d’un devis.
2. Qui peut faire appel à une secrétaire indépendant·e ?
Artisans, TPE, PME/PMI, professions médicales, associations, institutions, …
Le plus souvent, un entrepreneur, artisan, professionnel de la santé aura besoin de cet appui pour quelques missions journalières puis finalement quelques heures par semaine ou par mois.
Ce besoin varie fortement en fonction de l’activité du dirigeant. Il peut être ponctuel ou régulier.
3. Pourquoi travailler avec un·e secrétaire indépendant·e ?
Gérer l’administratif : saisie de documents, gestion de la relation avec les pouvoirs publics, les administrations, gestion de la relation avec le cabinet comptable, suivi des dossier RH, …
Traiter la gestion commerciale : devis, facturation, gestion de la relation clients/fournisseurs/partenaires, …
Téléprospecter : à partir d’un fichier, le qualifier et l’affiner pour contacter les prospects selon un script préparé par ses soins ou en équipe, …
Effectuer de la transcription : prendre des notes en présence ou à distance lors de visioconférences, interviews, …
Assurer une permanence téléphonique : gestion d’appels, prise de rendez-vous, de messages, gestion d’agendas, …
4. Comment faire appel à un·e secrétaire indépendant·e ?
La/le secrétaire indépendant·e est garant·e, le plus souvent à distance, de la transmission de pièces administratives, de rédaction et/ou de correction de courriers et mails. C’est quelqu’un maîtrisant parfaitement la langue française et au fait de la sémantique propre aux activités dont elle a la charge.
Les technologies actuelles et la digitalisation lui permettent d’être disponible à tout moment.
5. Quels sont les principaux avantages à travailler avec un·e secrétaire indépendant·e ?
Souplesse: l’entreprise peut faire appel aux services d’un·e secrétaire indépendant·e en cas de besoin uniquement, pour une mission ponctuelle, afin de surmonter une surcharge passagère de travail.
Simplicité : Le recours à un·e secrétaire indépendant·e est simple dans la mesure où il ne nécessite pas de recrutement. Après devis, la prestation sera fournie dans les délais convenus.
Rapidité : les travaux externalisés seront effectués dans les plus brefs délais, d’autant plus que les échanges avec l’entreprise commanditaire sont simplifiés grâce à internet.
Qualité : Le ou la secrétaire indépendant·e s’appuie sur ses compétences et en bon entrepreneur, il/elle s’appuie sur d’autres personnes détenant les qualifications nécessaires. Il/Elle n’hésite pas à s’entourer de compétences complémentaires pour satisfaire au mieux les clients.
Economie : Externaliser la gestion administrative et/ou commerciale permet de diminuer les charges sociales car cela évite aux entreprises d’embaucher sous CDD, avec tous les coûts que cela entraîne, et permet d’assurer l’intérim, notamment lorsqu’il s’agit d’une mission ponctuelle, c’est-à-dire, limitée dans le temps, sans aucune formalité administrative.
Gestion d’absences : L’entreprise peut, également, solliciter les services externalisés pour pallier l’absence légitime ou inopinée de l’un de ses salariés rapidement et simplement
En revanche, qu’est-ce qui peut freiner une entreprise dans la collaboration avec une secrétaire indépendant·e ?
L’augmentation de la charge de travail ne peut pas toujours être absorber par le/la secrétaire indépendant·e car elle/il gère d’autres clients. Au-delà d’un équivalent mi-temps, la solution devient moins avantageuse.
La confiance : même si des clauses de confidentialité existent, il est parfois difficile pour l’entreprise de faire confiance à une personne extérieure.
6. L’Association Française des Secrétaires Assistantes Indépendantes (AFSAI)
L’association fondée en 2011 a pour principaux objectifs de :
Échanger sur le métier entre professionnel·le·s
Se réunir et partager sur l’actualité de cette activité professionnelle
Accompagner ceux et celles qui souhaitent se lancer
Aider et motiver à la réalisation des projets
Merci pour vos quelques témoignages à la suite de cette matinée à Espace Pro :
Maud Richard : « De beaux échanges, une animatrice expérimentée, le tout dans un lieu fonctionnel et accueillant ! Un grand merci à Christine, pour son accueil et sa générosité. »
Virginie Gallo : « Effectivement la réunion a été riche en échange et en partage d’expérience. Espace Pro est un lieu accueillant à l’image de la personne qui l’a créé. Nous avons apprécié le petit café du matin autour de viennoiseries en attendant l’arrivée de toutes les assistantes.
Nous avons commencé par un tour de table ce qui a permis à chacune de se présenter.
L’association AFSAI a été présenté et représenté par notre référente de la Loire/Haute-Loire Christine Plateau qui a su transmettre son expérience avec ce jour-là une présentation sur la prospection.
Dans ce contexte actuel qui privilégie le virtuel au présentiel, la recherche de nouveaux clients devient de plus en plus complexe.
Un support de présentation des bonnes pratiques de la prospection est un réel + aujourd’hui !!!
Le + de ce lieu, c’est un espace de rencontre.
Nous avons pu finir ce moment convivial autour de plateaux repas proposés par le restaurant du Château.
Une nouvelle réunion est prévue au mois de Juin. »
Mhamed Missikiati : « Pour ma part c’était une matinée conviviale riche en échange et rencontre. Nous avons été accueillis très chaleureusement par Christine. Nouvelle, j’étais particulièrement stressé, mais heureuse à la fois.
Grâce aux échanges, cette réunion m’a permis de me projeter dans mon futur métier et me poser les bonnes questions avant de franchir le pas. Les explications ainsi que les conseils bienveillants donnés m’ont étaient tout particulièrement bénéfiques. »
Anne Javelle : « Nous avons été accueillis dans un environnement agréable et lumineux, où la convivialité et les échanges ont été enrichissant en respectant les gestes barrières et la distanciation sociale.
Cet endroit porte bien son nom : Espace Pro »
Laurence Freycon : « Merci à Christine pour l’accueil dans tes locaux et ta présentation dynamique ; également à Virginie pour ta participation active au sein de cette section ligérienne. »
Concernant l’AFSAI, une prochaine rencontre sera programmée pour le mois de juin 2021 à Espace Pro 42. Nous avons été et serons ravis d’accueillir à nouveau cette réunion. Nous tenons à remercier l’AFSAI pour sa confiance malgré ces temps de crise sanitaire. Espace Pro 42 est plus que jamais une solution pour les entreprises ou entrepreneurs qui recherchent des locaux pour leur permettre de rencontrer leurs collaborateurs ainsi que leurs clients.
Liens utiles :
Site web AFSAI : http://www.assist-ra.fr/
Facebook AFSAI : https://www.facebook.com/afsai.telesecretaire
Pour plus d’informations sur nos services aux entreprises, rendez-vous sur notre page Facebook @espacepro42.