La 1ère édition de la Boutique Ephémère a rythmé nos weekends du mois de décembre. En effet, nous avons mis notre espace de coworking à disposition des artisans et créateurs de notre région. Ils ont ainsi pu exposer leurs créations et produits durant les trois premiers weekends du mois de décembre.
Nous avons décidé de revenir avec vous sur les étapes qui ont permis la mise en place et la réalisation de cet évènement. Nous avons essayé d’analyser ces différentes étapes afin d’en tirer les enseignements qui nous permettront de nous améliorer dans le futur.
Le principe est simple : 4 artisans ou créateurs de la Loire vont se partager notre salle de réunion pour exposer leurs produits afin de palier la fermeture des marchés de Noël. > Voir en détails ci-dessous
Une idée qui doit prendre forme
A la fin du mois de novembre, nous n’en avons hélas pas encore terminé avec le confinement mis en place par le gouvernement, à Espace Pro 42 notre espace de coworking/salle de réunion est désespérément vide en attendant que les clients puissent à nouveau se déplacer. Les journaux télévisés, la presse écrite annoncent un Noël particulier pour cette année 2020 mais nous ne savons pas encore quels seront les termes exacts des mesures qui seront prises pour nous protéger. Nous savons seulement d’ores et déjà que la quasi-totalité des marchés de Noël seront annulés laissant bon nombre d’artisans locaux et de créateurs sur la paille car pour certains, cette période de fin d’année représente une grosse partie de leur chiffre d’affaires annuel.
L’idée nous est venue alors naturellement : d’un côté nous disposons de locaux vides qui peuvent accueillir des exposants et de l’autre des artisans et créateurs qui cherchent à vendre leurs produits pour la période des fêtes de fin d’année mais qui seront privés de marchés pour faire leurs ventes. Ainsi nous savons que nous allons devoir proposer nos locaux à des indépendants de notre région, mais comment les contacter ? Quelles seront les conditions que nous leur proposerons ? Que devons-nous leur dire car nous n’avons jamais organisé d’évènement de ce type. D’autant qu’à ce moment-là, les annonces du 26 novembre du président de la République n’ont toujours pas eu lieu (nous ne savons toujours pas à quelle sauce nous allons être mangé…).
Nous commençons tout de même à dessiner les contours de notre projet, à savoir combien d’exposants nous pourrions accueillir en même temps car notre salle de réunion est grande mais nous devons définir un sens de circulation également, il faut avoir des stands suffisamment espacés, il faut les séparer les uns des autres, etc.
Pour que ce projet puisse exister, avec la conjoncture actuelle des évènements, toutes les décisions doivent être prises rapidement et nous avons peu de temps pour vérifier la faisabilité de chacune, d’autant que nous essayons d’anticiper les mesures qui seront imposées quelques jours plus tard. C’est donc une véritable course contre la montre qui s’engage sans que nous soyons certains que les futures décisions du gouvernement permettent à ce projet d’avoir lieu. Mais travailler dans l’urgence stimule l’esprit, la créativité et c’est un challenge que nous acceptons de relever !
Comment trouver des exposants pour notre boutique éphémère ?
Si nous avons eu cette idée c’est avant tout grâce aux valeurs qui nous animent chez Espace Pro 42, des valeurs comme la solidarité et le partage qui guident notre fonctionnement au quotidien. C’est donc par envie de solidarité et de partage (et nous comptons sur l’esprit de Noël) que nous proposerons nos locaux à divers créateurs et artisans de la Loire via notre réseau de connaissances, via des groupes Facebook (notamment « Un Noël solidaire made in Loire 42 ») où nous réaliserons des sondages afin de vérifier la faisabilité de notre projet et réaliser un premier teasing pour le faire connaître.
Ce sondage va se révéler très apprécié par la communauté, nous avons des retours positifs et nous recevons déjà des demandes de renseignements de la part d’indépendants intéressés par notre projet. Nous savons donc que ce projet est réalisable, nous dressons une liste des personnes qui disent être intéressées pour exposer leurs produits afin de leur communiquer les conditions plus tard.
En parallèle, nous créons un formulaire de réservation que nous transmettons aux exposants intéressés, nous avons fixé un prix : 25€. Dans ce prix sera compris la location du stand, l’électricité, le chauffage, l’assurance des locaux, le café, … Nous ne sommes pas certains du prix mais il nous semble juste, nous mettons notre salle de réunion à disposition mais nous souhaitons tout de même rentrer dans nos frais.
Nous avons remis un formulaire de réservation à chaque exposant intéressé et ce ne sera pas moins de 15 exposants qui réserveront un stand et se partageront notre salle à Montrond-les-Bains durant les trois weekends précédant les fêtes de Noël. Nous sommes ravis, notre idée prend forme et les exposants nous remercient (nous les remercions également de répondre présents !).
Comment trouver des exposants pour notre boutique éphémère ?
La salle est prête, les exposants ont réservé un stand. Désormais, il faut communiquer l’évènement au public pour attirer du monde et que la 1ére édition de cette Boutique éphémère partagée et solidaire soit une réussite. Nous décidons de contacter la presse locale et notamment le journal Le Progrès (que nous remercions !) afin de bénéficier de leur visibilité et nous utiliserons leur article pour promouvoir l’évènement sur notre page Facebook.
La salle est prête, les exposants ont réservé un stand. Désormais, il faut communiquer l’évènement au public pour attirer du monde et que la 1ére édition de cette Boutique éphémère partagée et solidaire soit une réussite. Nous décidons de contacter la presse locale et notamment le journal Le Progrès (que nous remercions !) afin de bénéficier de leur visibilité et nous utiliserons leur article pour promouvoir l’évènement sur notre page Facebook.
Les réactions sont très positives et la communauté semble bien réagir. Nous contactons la mairie également pour qu’il nous réserve une place sur l’affichage lumineux de la ville afin de porter l’évènement à la connaissance des usagers de la route, la mairie nous répondra positivement (dommage qu’en réalité nous n’ayons jamais bénéficié de ce support). Néanmoins, la mairie mettra à notre disposition le trottoir de la Rue du Rival devant nos locaux à notre disposition afin que nous puissions mettre de la publicité les jours d’ouverture de la boutique éphémère ainsi bénéficier d’une visibilité auprès des clients de Carrefour Market ainsi qu’auprès des riverains. Nous y installerons même la cafetière et les papillotes lorsque la météo le permettra. Nous avons également mis des affiches dans certains commerces du centre-ville toujours dans le but de faire connaître la boutique éphémère.
Même si nous sommes satisfaits du nombre de personnes que nous avons pu accueillir durant ces trois weekends, nous avons pu relever certains axes de progrès en matière de communication notamment : promouvoir l’évènement plus tôt dans l’année, en bénéficiant de l’appui de la mairie, en distribuant quelques flyers à proximité les jours d’expositions, etc. Mais il faut dire que la crise sanitaire que nous avons traversée en 2020 n’aura pas été favorable à un déroulé parfait de cette 1ère édition (ce sera donc pour 2021 !).
Les chiffres clés
En bref, cette première édition aura donc réuni un total de 15 exposants qui se sont partagés nos locaux durant 7 jours cumulés. Il se sera déroulé un petit peu moins d’un mois entre le moment où l’idée nous est apparue et la clôture de la dernière journée d’exposition (c’est dire si le timing était serré !). Nous n’avons pas les chiffres exacts mais on estime à environ 100 personnes le nombre de clients qui sont entrés dans nos locaux ce qui a permis à la plupart des 15 exposants présents de couvrir tous leurs frais de participation au minimum et de rencontrer leur clientèle ainsi que de se faire connaître. Pour nous l’expérience aura été positive, la salle de location a gagné en visibilité sur les réseaux sociaux ainsi que dans la presse ce qui nous a permis de toucher quelques futurs clients potentiels. Nous avons aussi pu échanger avec les exposants et avoir un retour de leur expérience au sein de nos locaux ce qui nous permettra d’améliorer certains points de la location de notre salle de coworking dans le futur. D’un point de vue financier, cette édition nous aura aidé à payer une partie du loyer et des charges de nos locaux.
Cette 1ère édition de la boutique éphémère est donc une réussite car comme son nom l’indiquait « boutique éphémère partagée et solidaire » l’objectif n’était pas financier, nous voulions mettre la salle à disposition dans un souci de partage et de solidarité car c’est ce qui fait notre force. Nous avons réussi à réunir des exposants qui venaient de tout le département et chacun a pu échanger, discuter, apprendre et accroître son réseau professionnel. C’est une motivation supplémentaire pour nous c’est pourquoi nous allons essayer de renouveler ce type d’évènement durant l’année 2021, nous vous tiendrons informés bien entendu alors restez connectés !
Pour plus d’informations sur nos services aux entreprises, rendez-vous sur notre page Facebook @espacepro42.